Tidak ada yang meragukan bahwa teknologi telah mengubah cara manusia bekerja secara mendasar. Pekerjaan yang dulu membutuhkan waktu berhari-hari kini bisa diselesaikan dalam hitungan menit. Komunikasi yang dulu terhalang jarak dan waktu kini berlangsung nyaris tanpa hambatan. Dalam gambaran besar itu, wajar jika banyak orang menyambut setiap gelombang digitalisasi dengan optimisme, karena sejarah memang memberi alasan untuk itu.
Namun optimisme yang tidak diimbangi dengan evaluasi yang faktual bisa membuat kita melewatkan sesuatu yang penting, bahwa tidak semua perubahan digital berjalan sesuai janji yang dibawa pada awalnya, dan bahwa kemajuan teknologi tidak selalu berbanding lurus dengan kemudahan yang dirasakan oleh orang-orang yang menggunakannya setiap hari.
Digitalisasi selalu dijanjikan sebagai jalan menuju proses kerja yang lebih cepat dan efisien. Banyak institusi, baik pemerintah maupun swasta, membangun sistem demi sistem dengan harapan agar urusan administrasi tidak lagi berbelit seperti masa lalu, ketika setiap pekerjaan harus melalui tumpukan berkas fisik, antrean panjang, dan tanda tangan berlapis di meja yang berbeda-beda. Era digital menjanjikan sebaliknya. Data cukup dimasukkan satu kali, tersimpan dalam satu sistem yang terhubung, dan dapat diakses kapan saja tanpa harus mengulang proses yang sama berkali-kali.
Namun janji itu sering kali tidak sepenuhnya terwujud dalam praktik sehari-hari. Alih-alih menyederhanakan pekerjaan, sebagian sistem digital di berbagai institusi justru menciptakan lapisan kerja baru yang sama melelahkannya dengan birokrasi kertas yang ingin ditinggalkan. Seseorang yang bekerja dalam sebuah organisasi besar bisa saja diminta memasukkan data tertentu ke satu sistem internal, lalu diminta memasukkan data yang sama persis ke sistem lain yang dikelola unit berbeda dalam organisasi yang sama.
Setelah data itu dimasukkan dan diverifikasi pun, sering kali masih harus melalui proses validasi tambahan di sistem ketiga, yang prosesnya bisa memakan waktu cukup lama. Pola serupa juga berlaku untuk dokumen pendukung seperti ijazah atau sertifikat pelatihan, yang diminta diunggah berulang kali ke berbagai platform berbeda sejak awal seseorang bergabung dengan institusinya, dan permintaan itu terus muncul kembali di kemudian hari meski isinya tidak pernah berubah.
Fenomena ini sebenarnya punya nama dalam kajian administrasi publik. Pamela Herd dan Donald Moynihan, dalam buku mereka Administrative Burden: Policymaking by Other Means, menjelaskan bahwa setiap interaksi seseorang dengan sebuah sistem administratif selalu membawa beban tertentu, baik berupa biaya waktu, biaya kepatuhan terhadap prosedur, maupun biaya psikologis akibat kelelahan menghadapi proses yang berbelit. Konsep ini awalnya digunakan untuk menggambarkan beban yang dialami warga ketika mengakses layanan publik. Namun pola yang sama juga kerap terjadi di dalam tubuh organisasi itu sendiri, ketika justru orang-orang yang bekerja di dalamnyalah yang paling sering berhadapan dengan beban administratif dari sistem tempat mereka bernaung.
Yang membuat situasi ini terasa ironis adalah bahwa persoalan duplikasi data semacam ini sebenarnya sudah lama disadari sebagai masalah yang perlu diselesaikan. Semangat untuk mengakhiri praktik pengumpulan data yang tumpang tindih antarunit maupun antarlembaga sudah lama digaungkan, dengan gagasan dasar bahwa data semestinya dikumpulkan satu kali, diverifikasi satu kali, lalu dibagikan antarsistem melalui mekanisme yang memungkinkan satu platform berbicara langsung ke platform lain secara otomatis.
Kenyataan di lapangan menunjukkan jarak yang masih cukup lebar antara cita-cita itu dan praktik teknis di tingkat operasional. Sistem-sistem yang ada masih banyak yang berjalan sendiri-sendiri, dibangun oleh unit berbeda dengan basis data yang tidak otomatis saling terhubung, sehingga pada akhirnya orang-orang di lapisan paling bawahlah yang menanggung beban menyamakan data secara manual dari satu platform ke platform lain.
Mengapa ini bisa terjadi? Salah satu akarnya adalah cara institusi membangun sistem digitalnya. Banyak organisasi mengembangkan sistem secara bertahap dan terpisah-pisah, masing-masing unit membuat platformnya sendiri sesuai kebutuhan di saat itu, tanpa perencanaan menyeluruh tentang bagaimana semua sistem itu nantinya akan saling terhubung.
Akibatnya, setiap kali ada sistem baru yang lahir, ia tidak otomatis mengenal sistem yang sudah ada sebelumnya. Data yang tersimpan di satu tempat tidak bisa langsung dibaca oleh tempat lain. Yang kemudian terjadi adalah tumpukan platform yang masing-masing berdiri sendiri, sementara orang-orang yang menggunakannyalah yang harus berulang kali menjembatani celah di antara mereka.
Persoalan ini sebenarnya tidak sepenuhnya bisa dialamatkan pada teknologi itu sendiri. Sistem digital pada dasarnya dirancang dengan niat memudahkan, bukan mempersulit. Masalah sesungguhnya terletak pada tata kelola data di belakangnya, pada sejauh mana sistem-sistem yang dibangun oleh unit berbeda benar-benar dirancang untuk saling berbicara satu sama lain sejak awal. Selama keterpaduan itu belum berjalan, setiap sistem baru yang lahir justru berpotensi menambah titik kerja baru alih-alih menghilangkan yang lama.
Dampaknya terasa nyata dalam keseharian banyak orang. Waktu yang seharusnya bisa dipakai untuk pekerjaan yang bermakna justru tersita untuk mengurus dokumen yang esensinya sama, hanya berpindah format dan platform. Energi yang seharusnya dicurahkan untuk hasil kerja yang nyata berubah menjadi energi untuk melayani sistem itu sendiri.
Bagi seseorang yang baru memasuki dunia kerja, kondisi ini bisa terasa membingungkan, karena yang mereka bayangkan tentang dunia kerja modern adalah kecepatan dan kemudahan, bukan antrean digital yang tak kalah panjangnya dari antrean fisik yang ada sebelumnya. Kondisi semacam ini, jika dibiarkan terus berlangsung, berisiko membalikkan logika digitalisasi. Teknologi yang semula dimaksudkan untuk membebaskan orang dari beban administratif justru menjadi sumber beban administratif yang baru.
Persoalan ini sebenarnya bukan milik satu negara saja. Penelitian di berbagai belahan dunia menunjukkan bahwa sebagian besar institusi, termasuk di negara-negara maju sekalipun, masih bergulat dengan sistem-sistem yang tidak saling terhubung, sehingga staf di lapangan harus berulang kali memasukkan data yang sama ke tempat yang berbeda-beda. Artinya, masalahnya bukan soal seberapa maju teknologi yang dimiliki, melainkan soal bagaimana teknologi itu direncanakan dan dikelola sejak awal.
Ada satu pengecualian yang cukup mencolok dan layak dijadikan cermin. Estonia, negara kecil di Eropa Utara, berhasil membangun sistem pemerintahan digital yang benar-benar terintegrasi dengan menerapkan apa yang mereka sebut sebagai prinsip "sekali saja". Warga dan pegawai cukup memberikan sebuah data kepada sistem satu kali, dan setelah itu seluruh instansi yang membutuhkan data tersebut diwajibkan untuk mengambilnya langsung dari sumber yang sama, bukan meminta ulang dari orangnya. Yang menarik, ini bukan undang-undang yang dipaksakan dari atas, melainkan sebuah prinsip yang dipegang teguh dalam setiap keputusan teknis dan kebijakan. Hasilnya, per akhir 2024, seluruh layanan publik Estonia sudah bisa diakses secara digital, dan beban administratif berulang yang selama ini dianggap wajar itu nyaris tidak ada lagi.
Tantangan ke depan karena itu bukan terletak pada seberapa banyak sistem digital yang berhasil dibangun, melainkan pada seberapa serius semangat integrasi data benar-benar diwujudkan secara teknis, bukan hanya menjadi rencana yang terus tertunda pelaksanaannya. Integrasi antarsistem perlu menjadi prioritas yang nyata, dan evaluasi terhadap sistem digital yang sudah berjalan perlu dilakukan secara berkala dengan melibatkan suara orang-orang yang setiap hari berhadapan langsung dengan sistem tersebut, bukan hanya perspektif para perancang kebijakan di tingkat atas.
Pada akhirnya, keberhasilan digitalisasi seharusnya diukur bukan dari jumlah sistem yang berhasil diluncurkan, melainkan dari seberapa ringan beban yang dirasakan orang-orang di dalamnya saat menjalankan pekerjaan mereka sehari-hari. Ketika data yang sama masih harus dimasukkan berulang kali ke tempat berbeda untuk keperluan yang sebenarnya identik, maka digitalisasi belum benar-benar mencapai tujuannya. Ia baru berhenti pada tahap memindahkan kertas menjadi data digital, tanpa benar-benar menghapus beban yang dulu coba ia selesaikan. (*)
Referensi:
1. Pamela Herd dan Donald P. Moynihan. Administrative Burden: Policymaking by Other Means. New York: Russell Sage Foundation, 2018.
2. LOTI (London Office of Technology and Innovation). Estonia: A Lesson in Transparency, Consistency and Resilience. 2025.